Well, &quot;their&quot; and &quot;them&quot; and &quot;they&quot; refer to more than one person, yet the subject of the sentence is the &quot;applicant&quot;, singular. Given that the university has the individual&#39;s name and title, &quot;Mr.&quot;, it is clearly aware of the person&#39;s gender, ergo it is a simple matter to say &quot;his application&quot;, &quot;contact him&quot;, and &quot;if he has provided&quot;. <div>
<br></div><div>Certainly &quot;his or her&quot;, &quot;he or she&quot;, etc. is an awkward construct, but it&#39;s not even necessary here, or in many other cases where &quot;they&quot; (etc.) are used instead.<br><br><div class="gmail_quote">
On Wed, Dec 5, 2012 at 4:24 PM, David Boyce <span dir="ltr">&lt;<a href="mailto:David@piano.plus.com" target="_blank">David@piano.plus.com</a>&gt;</span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">

  
    
  
  <div bgcolor="#FFFFFF" text="#000000">
    <font face="Arial">This evening I have written and submitted a
      reference for a former student of mine who is applying to
      university. In the UK, such applications are processed by a body
      called UCAS; the Universities and Colleges Admissions Service.<br>
      <br>
      I duly submitted the reference online, and a few moments later,
      received an email confirmation.<br>
      <br>
      Here is the text of the beginning of the email:<br>
      <br>
    </font><br>
    Dear David Boyce<br>
    <br>
    Your reference for Mr M*** H***** has now been received by us. The
    applicant will now be able to complete and send their application
    into us, we will contact them by email if they have provided a
    verified email address.<br>
    <br>
    <font face="Arial">Now, folks, I am not a pedant in matters
      linguistic. I appreciate that languages constantly change and
      evolve. But there is fascinating change and evolution, and there
      is slovenliness.  The secodn sentence of the above contains two
      annoying illiteracies; &quot;into&quot; should of course be &quot;in to&quot; (and the
      &quot;in&quot; is redundant in any case) and a Comma Splice has been used
      instead of a semicolon after &quot;us&quot;.<br>
      <br>
      The body who sent that email to me are responsible for almost all
      of the admissions to Higher Education institutions</font> in the
    UK.<font face="Arial">  If they are so illiterate in so short a
      communication, what are we to expect in general?<br>
      <br>
      Best regards,<br>
      <br>
      David.</font><br>
    <br>
  </div>

</blockquote></div><br></div>